Der Barwart

  • Die Führung der Bar

    Grundlagen

    Der Barwart ist für das ordnungsgemäße Führen der Bar verantwortlich. Er hat dafür zu sorgen, dass die Bar mit genügend Inventar bestückt ist. Besonders an Budenabenden und bei Veranstaltungen hat das gewohnte Inventar ausreichend vorhanden zu sein. Der Barwart ist dafür verantwortlich dass die Bar sauber und gepflegt ist. Er hat die Öffnungszeiten einzuhalten. Die Führung einer ordentlichen Kassa, und die hierfür nötigen Unterlagen sind für eine erfolgreiche Prüfung unerlässlich.

    Inventar

    Das Inventar besteht aus allen zu verkaufenden Waren in der Bar. Welche Waren es, zusätzlich zum Mindestinventar, im Angebot gibt ist in der Verantwortung des Barwart. Wichtig ist, dass der Barwart das Inventar überschauen kann. Das Inventar darf nicht größer sein als der Barwart, mit der ihm zu Verfügung stehenden Zeit , verwalten kann. Zumindest am Anfang des Semesters, bei der Übergabe, muss ein Stand gemacht werden. Das Inventar wird gezählt und bewertet. Zusätzlich zum Barvermögen zählt der Wert des Inventars Als Endbestand des Vorsemesters und als Anfangsbestand des neuen.

    Überblick über das Inventar und das Barvermögen zu haben kann der Barwart jederzeit und beliebig viele Stände machen zumindest aber wöchentlich.

    Vor Beginn eines Budenabend, oder einer Veranstaltung, hat der Barwart einen Anfangsbestand und am Ende einen Endbestand zu notieren. Hierfür reicht es den Kassastand zu zählen. Gemeinsam mit der Schuldenliste können so jederzeit Einnahmen kontrolliert werden.

    Alle Belege und Rechnungen hat der Barwart in einem Ausgangsbelegbuch ordentlich und richtig nummeriert zu sammeln. Ebenso verhält es sich mit Einnahmen. Wenn ein Beleg nicht auffindbar ist kann ein Notbeleg geschrieben werden.

    Schuldenliste

    Die Schuldenliste spiegelt den Außenstand der Bundesbrüder gegenüber der Bar wieder. Diese Schulden sollen einen Betrag von 30€ nicht überschreiten! (Dauerbeschluss!) Der Barwart hat darauf zu achten, dass die Außenstände eines Bundesbruders dessen Bonität nicht überschreiten. Der Barwart kann einem Bundesbruder den Konsum in der Bar verweigern wenn seine Schulden zu hoch sind.

    Um die Schuldenliste nachvollziehbar zu halten verwendet Herulia seit Jahren ein einfaches System. Idealerweise, in einem Heft werden vor dem öffnen der Bar, auf einer neuen Seite, alle Bundesbrüder mit Schulden untereinander aufgelistet, neben ihren Namen steht als erstes die Summe aller seiner Außenstände. Der Konsum wird mitgeschrieben indem der jeweilige Warenpreis nach der Summe, gut leserlich und vom vorhergegangenen Wert eindeutig getrennt, notiert wird. Z.B.:

    Antrittsneipe 2013-05-02

    NameStand altKonsumationStand neu
    Bbr XX221,5|1,5|1,5|2|0,6|-1019,1
    Bbr ZZ-101,2|1,5|5-2,3

    So wie Außenstände notiert werden, werden Eingänge mit minus in die Liste eingetragen. Die Seite ist zumindest mit einem Datum zu versehen.

    Übergabe / Übernahme

    Zwischen dem Ende eines Semesters und dem Anfang des Anderen muss die Bar übergeben beziehungsweise übernommen werden. Zu diesem Zweck treffen sich alter und neuer Barwart und erstellen einen Gesamtstand der Bar: Das Inventar wird gezählt und mit dem Einkaufswert summiert. Offene Gebinde werden geschätzt. Die Kassa wird gezählt und die Schulden der Bundesbrüder summiert. Die Summe aus Inventar, Kassa und Außenstände ergibt den Endbestand der Bar. Die Differenz zwischen Anfangsbestand und Endbestand zeigt an wie effizient die Bar geführt wurde. Da wir keine Betriebskosten in die Rechnung einbeziehen ist ein Plus an Differenz gleichzeitig unser Bargewinn. Ein Minus ergibt allerdings einen Verlust.

    Zusätzlich wird die Bar geprüft. Der alte Barwart setzt sich mit dem Rechnungsprüfer in Verbindung, und übergibt ihm alle Unterlagen. Der Rechnungsprüfer kontrolliert ob alle Unterlagen ordentlich und wahrheitsgemäß geführt wurden. Der Rechnungsprüfer verfasst einen Bericht an den BC und wird dort grundsätzlich gehört. Der Altbarwart ist von seiner Funktion nach positiven Rechnungsabschluss entlastet zu werden. Ist dies nicht möglich muss eruiert werden warum ein Rechnungsabschluss nicht möglich ist. Sollte ein grobes Vergehen seitens des Barwarts herausgefunden werden, kann dieser persönlich zu Verantwortung gezogen werden.

  • Kassaführung

    Grundlagen

    Für die Charge des Kassiers als auch des Philisterkassiers ist eine ordentlich geführte Kassa und deren Unterlagen Pflicht.

    Eingangsbelegbuch

    Im Eingangsbelegbuch werden alle Einnahmen wie Mitgliedsbeiträge, Spenden, etc. vermerkt. Jeder Eingang wird chronologisch (E01, E02,…) nummeriert und mit Datum versehen.

    Ausgangsbelegbuch

    Im Ausgangsbelegbuch werden alle Rechnungen chronologisch gesammelt und jeder Rechnung mit einer Nummer (A01, A02, etc.) versehen.

    Kassabuch

    Im Kassabuch sind alle Einnahmen und Ausgaben, welche der Kassier getätigt hat. – Dokumentiert- Dabei muss die Nummer, das Datum, der Buchungstext und der Betrag notiert werden. In mehrere Spalten wird erst die Nummer (A01,E01) und das Datum notiert. Weiters der Buchungstext und schließlich der Betrag entweder in die Spalte für Ausgänge oder in die für Eingänge. Z.B.:

    NrDatumBuchungstextEinnahmenAusgaben
    E0104-04-2013Mitgliedsbeitrag Bbr XX20,00€ 
    A0104-04-2013Aussendung Einladung BC 60€

    Kontenblätter

    Jeder Bundesbruder hat in den Unterlagen des Kassiers ein eigenes Kontoblatt, wo alle Einzahlungen oder Außenstände enthalten sind. Das entsprechende Kontoblatt ist mit dem Namen des Bundesbruders und einer Nummer zu versehen. So kann man rasch Auskunft geben, falls dies verlangt wird.

    Beispiel:

    Konto-NameDatumBuchungszweigBetragBuchungstextSaldo
    100 Bb. XX
     04-04-2013Forderung10€Vorschreibung MB SS 2013-10,00

    Budget

    Der Aktivenkassier hat am 1.BC eines jeden Semesters ein Budget vorzulegen, wo alle geplanten Ausgaben als auch Einnahmen des Semesters aufgelistet sind. Für jede Veranstaltung muss ein geplanter Betrag stehen. Das Budget für das Semester muss vom Senior unterfertigt werden.

    Am 1. BC eines jeden Semesters hat das ChK einen vom Phil-x freigegebenen Voranschlag über die im nächsten Semester zu erwartenden Einnahmen und die geplanten Ausgaben vorzulegen.

    Der genehmigte Voranschlag ist für das ChK bindend. Abweichungen (insbesondere Überschreitung der Ausgabenposten) sind nur mit Beschluss des BC im Eivernehmen mit dem Phil.x zulässig.

    Die im Voranschlag genehmigten Beträge dürfen für den bestimmten Verwendungszweck ohne weiteren Conventsbeschluss (jedoch nach Maßgabe der Kassenmittel) ausgegeben werden.

    Die Kassa / das Konto / das Sparbuch

    Der Aktivenkassier hat eine Geldbörse, wo das gesamte Barvermögen der Aktivitas enthalten ist. Der Fuchsmajor hat ein Sparbuch und eine Geldbörse. In letzterer wird das Tagesgeld für die Fuchsenkassa gesammelt. Wenn zu viel in der Geldbörse ist, wird ein Teil des Geldes auf das Sparbuch überwiesen. Der Philisterkassier hat ein Konto, wo alle Einnahmen und Ausgaben abgewickelt werden. Dies hat den Vorteil, dass beim Kontoauszug jede Bewegung ersichtlich ist.