Organisation von Großveranstaltungen

Es ist nicht selbstverständlich, dass jedermann routiniert genug ist, bei der Organisation von Großveranstaltungen nichts zu vergessen. Meistens bemerkt dann erst im letzten Moment ein Unbeteiligter, dass etwas Wichtiges vergessen worden ist; meist kann der Fehler nur mehr sehr schwierig behoben werden. Die nachfolgende Liste kann als Anhalt dienen; sie ist das Ergebnis jahrelanger Erfahrung.

Die Planungen müssen frühzeitig, spätestens aber 6 Monate vor dem geplanten Ereignis beginnen.

1. Welches Ereignis ist beabsichtigt?

2. Wie viele Gäste können maximal erwartet werden?

3. Muss ein Lokal gesucht werden?

4. Mit welchen Kosten ist zu rechnen?

5. Welche eigenen Ressourcen sind erforderlich?

6. Sind behördliche Genehmigungen einzuholen (z.B. Festzug)?

Nach Klärung dieser Vorfragen kann in die direkte Organisation eingetreten werden (als Beispiel):

  1. Es ist ein Kommers geplant, Anlass ist ein „rundes“ Stiftungsfest. Der genaue Termin ist abzusprechen (siehe auch 3.)
  2. Er werden maximal 200 Gäste erwartet. Die Einladungen sind zu entwerfen, Einladungslisten sind zu erstellen, der rechtzeitige Versand ist sicherzustellen.

Welche „Sondergäste“ sollen eingeladen werden? Wer ist dafür verantwortlich?

Welche Verbindungen werden mit Gastchargierten eingeladen? Letzter Anmeldetermin ist festzulegen; verspätete Anmeldungen werden nicht mehr angenommen.

Ein geeignetes Lokal muss gesucht werden. Es muss die geforderte Kapazität bequem besitzen (Platz für Gänge zwischen den Tischen). Wie sollen die Tische angeordnet werden?

  • Eine Bühne ist zweckmäßig.
  • Wo ist der „Zeremonienplatz?
  • Wo steht das Rednerpult?
  • Hat der Saal ein Beschallungsanlage?
  • Für Chargierte: Wo ist die Umkleidegarderobe?
  • Die laufende Versorgung der Gäste mit Speis und Trank muss gesichert sein; alkoholfreie Getränke (einschl. Bier) müssen in ausreichender Menge gekühlt bereit stehen.

Art der Verrechnung; vorzugsweise Gutscheine (Biermarken) für die Chargierten, Bezahlung nur gegen eingelöste Gutscheine.

  • Alle anderen Gäste bezahlen direkt an das Personal.
  • Wie wird die „Großrechnung“ bezahlt?

Wer ist der Gesamtverantwortliche? Welche Autorität wird ihm zuerkannt?

  • Wie viele eigene Chargierte werden benötigt? Sind genügend passende Wichsen vorhanden? Wo könnten eventuell Wichsen ausgeborgt werden (Farben beachten!)?
  • Was wird für allfällige Zeremonien benötigt (Mützen, (bestickte) Bänder, Zipfe usw.)
  • Welche Redner werden gebraucht (Festrede, Laudationes usw.)?

Öffentliche Versammlungen, Umzüge usw. bedürfen der behördlichen Genehmigung. Absperrungen, Verkehrsbeeinträchtigungen u.dgl. müssen vorabgesprochen werden. Es können erhebliche Kosten entstehen. In Wien ist das Büro für Versammlungs-, Medien- und Vereinsangelegenheiten in der BPolDion Wien zuständig.

Wenn diese Vorarbeiten erledigt sind, muss spätestens zwei Wochen vor dem Kommers mit dem Saalbetreiber die Einrichtung des Saals verbindlich festgelegt werden. Auch die Beleuchtung soll nach Möglichkeit anpassbar sein. Das Chargiertenessen muss besprochen werden (Art und Kosten pro Mann?)

  • Ob eine musikalische Unterstützung beim Ein- und Auszug der Chargierten sinnvoll und möglich ist, ist im Vorfeld zu klären und festzulegen. Auch der Ablauf muss vorgeübt werden.

Am Kommerstag selbst: Der Gesamtverantwortliche hat eine halbe Stunde vor dem Eintreffen der Chargierten anwesend zu sein. Er sorgt für die Einhaltung des Zeitplanes bis zum Einzug der Chargierten. Er ist für die Begrüßungsliste verantwortlich, für die Erstellung dieser Liste hat er sich geeigneter erfahrener Kommilitonen zu bedienen. Die Liste muss kurz nach Kommerseröffnung fertig sein und dem Präsidium in leserlicher Form übergeben werden.

  • Für den Kommersablauf und die Einhaltung des Zeitplanes ist das Präsidium verantwortlich. Unnötig lange Colloquien müssen vermieden werden. Das Präsidium muss seine Handlungen so präsentieren, dass sie spontan wirken; das Herunterleiern von Formeln ist kontraproduktiv. Lateinische Worte sind richtig auszusprechen.
  • Für Bandübergaben ist eine Person einzuteilen, die die Bandschnallen sofort schließt; das muss geübt werden!

Grundsätzlich gilt: Jede Zeremonie soll so vor sich gehen, dass brauchbare Fotos entstehen können.

Wenn beim Auszug des Präsidiums lauter Applaus aufbrandet, dann war es eine gut geführte und gelungene Veranstaltung!